* Este artículo es el resumen del webinar #RHparalaExcelencia: Bienestar en el teletrabajo en el que conversamos con Trinidad Londoño, Especialista de Formas de Trabajo de Bancolombia y Mariano Gentilín, Coordinador del Doctorado en Administración de Eafit. Puedes ver el webinar completo más abajo en esta publicación.

Se estima que el 98% de las empresas colombianas adoptaron el trabajo en casa durante la contingencia de salud. Y debido a estos aprendizajes, el 66% está pensando en implementarlo definitivamente.

Sin embargo, hay unos procedimientos que deben tenerse muy en cuenta para que sea una experiencia satisfactoria, tanto para la empresa, como para los empleados y sus familias. Aquí te los contamos.

Algunas definiciones

Al hablar de este tema, suelen usarse expresiones como teletrabajo, trabajo en casa, trabajo remoto y flexitrabajo como si fueran lo mismo, sin embargo tienen significados e implicaciones diferentes:

• Trabajo remoto: es el hecho de trabajar desde cualquier lugar, diferente a la oficina, con una conexión remota. Incluye todas las categorías que mencionaremos a continuación.
• Trabajo en casa: comprende situaciones como la que hemos vivido desde el año pasado, cuando debimos desarrollar nuestras tareas desde casa, sin que necesariamente cambiara nuestra relación con la compañía ni nuestra condición laboral.
• Flexitrabajo o flexiwork: consiste en trabajar algunos días, de manera acordada, por fuera de la oficina en lugares como un café, un coworking o el mismo hogar.
• Teletrabajo: es una modalidad reglamentada de trabajo en la que las labores se llevan al hogar y la compañía provee las condiciones necesarias para realizarlo de forma segura y productiva. En Colombia, el teletrabajo está reglamentado por la Ley 1221 de 2008.

Conoce nuestras Visitas Domiciliarias para el Teletrabajo, con las que verificamos las condiciones sociales, familiares, locativas y de Seguridad y Salud en el Trabajo de los colaboradores remotos para que desarrollen sus labores de una forma segura y productiva.

Beneficios del teletrabajo

La pandemia aceleró la movilidad de las empresas hacia el teletrabajo, sin embargo, era una tendencia que venía tomando fuerza desde hacía varios años, pues sus beneficios son tangibles desde tres frentes:

• Ambiental: reducir los millones de desplazamientos diarios en ciudades como las latinoamericanas tiene un impacto significativo en la huella de carbono y en la salud general de nuestro medio ambiente. Además, ayuda a mejorar la movilidad, sacando carros de las calles.
• Calidad de vida: normalmente, los teletrabajadores tienen mayores índices de felicidad, satisfacción y productividad. Cuentan con más tiempo para disfrutar con sus familias, pueden hacer ejercicio, desarrollar hobbies y alimentarse mejor. Además, tienen un gran ahorro en transporte, comida y vestuario.
• Económico: potenciar el teletrabajo puede ayudar a las empresas a ser más sostenibles, especialmente después de un año que las afectó significativamente. Se estima que un colaborador remoto le cuesta a las compañías una tercera parte de lo que le cuesta uno dentro de las instalaciones.

¿Cómo implementar modelos de teletrabajo exitosos?

Antes de implementar el teletrabajo, debes ser consciente de que tu organización hará un tránsito en la forma en la que aborda sus metas. Las horas frente al computador pierden relevancia, y se hace más importante el trabajo por objetivos.

Esto implica una planeación en profundidad, que desglose los objetivos estratégicos en tareas y que asigne fechas realistas con las que los empleados puedan comprometerse. Además, construir tableros de control y definir reuniones periódicas de seguimiento.

Una vez se tome la decisión, es necesario establecer un proceso estructurado en el que se tenga en cuenta:

• Preparación psicológica de los empleados para trabajar desde casa, así como su autodisciplina, autoempoderamiento y automotivación.
• Dinámicas familiares que condicionen el teletrabajo, como presencia de hijos, familiares que requieran cuidados o mascotas.
• Tipos de liderazgo que fomenten la confianza y la autonomía de los equipos.
• Disponibilidad de los elementos para un trabajo seguro y productivo: sillas, mesas, escritorios, bases de computadores, conexión a internet, iluminación, etc.
• Herramientas tecnológicas que garanticen la seguridad de la información, la buena comunicación y el seguimiento de las tareas.

Conoce más: ¿Cómo hacer pausas activas virtuales en tu empresa?

6 elementos clave del bienestar en el teletrabajo

Mariano Gentilín, Director del Doctorado en Administración de la Universidad Eafit, describe 6 elementos que debe tener un buen proceso de teletrabajo:

1. Apropiación tecnológica: contar con las herramientas adecuadas y tener el conocimiento para solucionar los problemas que se presenten con estas.
2. Planeación y preparación: entender que las condiciones cambiarán con respecto al trabajo en oficina y que se deben respetar. Por ejemplo, hablar con la familia para que no interrumpan durante el horario laboral.
3. Rutinas claras de trabajo: cocrear protocolos de cuándo serán las reuniones, por qué medios se harán, cuándo serán las entregas y cuáles serán las reglas de juego.
4. Liderazgo acorde al trabajo virtual: potenciar modelos de liderazgo distribuido. Cada integrante debe tener capacidades de liderazgo, incluso si hay un superior jerárquico.
5. Esquemas de seguimiento y control: definir los objetivos y establecer los indicadores para verificar su cumplimiento.
6. Flexibilidad contextual: entender y aceptar que los colaboradores tienen entornos particulares que no pueden controlar completamente, como presencia de niños pequeños o ruidos en sus vecindarios

Estos elementos están enmarcados en un modelo de Alta Alineación y Flojo Acoplamiento, es decir, un conocimiento profundo por parte de los colaboradores del propósito y los objetivos de la compañía, pero con un alto componente de autonomía y confianza para que puedan tomar las decisiones que los lleven a entregar más valor.

Y, sobre todo, deben sostenerse de dos elementos fundamentales de toda compañía: prevalencia de la cultura organizacional y confianza en el equipo de trabajo.

Te compartimos la grabación completa del webinar. Esperamos que lo disfrutes.