Claves para el éxito en los procesos masivos de selección

 

*Este artículo es el resumen del webinar Claves para el éxito en los procesos masivos de selección. Puedes ver el webinar completo más abajo en esta publicación.

 

Los procesos de selección requieren rigurosidad para escoger al mejor talento para las organizaciones, pero el reto aumenta cuando las contrataciones se cuentan por decenas, cientos o miles y de manera cotidiana.

Allí surgen nuevos desafíos, como equilibrar la rigurosidad con la calidad y la velocidad, mientras intentamos hacer procesos humanos que creen una buena experiencia y fortalezcan la marca empleadora.

Así que, para que nos contaran sus mejores prácticas para mantener este complejo equilibrio, contactamos a tres expertos: Eliana Restrepo, Jefe de Reclutamiento y Selección de Bancolombia; Sindy Acevedo, Líder de Atracción de ARUS; y Juan José Gómez, Talent Attraction & Employer Brand Manager de Bavaria – AB-InBev.

 

La estructura básica de los procesos masivos de selección

“Del 100% de los perfiles que realizamos en Bancolombia, el 40% son cargos de perfiles masivos”, dice Eliana Restrepo, dando una muestra de la magnitud de este tipo de contrataciones.

En la mayoría de las empresas, estos procesos suelen apuntarle a perfiles operativos. Normalmente, se lanza una convocatoria para vincular en el menor tiempo posible a una gran cantidad de personas con habilidades básicas para desarrollar las tareas requeridas.

Para cumplir con estas solicitudes, Eliana, Sindy y Juan José, recomiendan esta estructura:

 

Determinar las necesidades del perfil

Establecer las competencias, conocimientos y habilidades blandas requeridas para el cargo solicitado. Aquí también se deben definir los valores que deben tener los candidatos para que vayan en sintonía con la cultura organizacional.

 

Depurar los perfiles

 Este es uno de los puntos más críticos: es fundamental hacer una muy buena segmentación para no ahogarse entre miles de hojas de vida.

Para ello, es recomendable hacer un análisis objetivo de nuestras bases de datos. Este debe tener en cuenta únicamente habilidades y conocimientos que se necesitan para las vacantes.

En este punto, la integración con la tecnología es vital. Lo más recomendable es implementar softwares que filtren las hojas de vida por palabras claves, identifiquen quiénes cumplen con los requerimientos y tienen las habilidades y entreguen una base más limitada, pero certera.

Conoce más: Cargos operativos, ¿cómo seleccionar estos perfiles?

 

Evaluar las competencias técnicas y habilidades blandas en los aspirantes

En este proceso evidenciaremos si estos perfiles cumplen con lo que se necesita para realizar sus actividades, y si están alineados con la cultura organizacional. Este paso, para el que también se debe implementar tecnología, es uno de los más importantes para el éxito de las contrataciones, el mejoramiento de la productividad y el fortalecimiento del clima laboral.

 

Entrevistar a los candidatos

En este paso terminaremos de corroborar la preparación de los aspirantes para el cargo y nos haremos una idea de los valores y principios de los aspirantes para saber si se complementan con la cultura de la organización

Según el tiempo disponible, el perfil que buscamos y la cantidad de candidatos, estas entrevistas pueden ser individuales o grupales.

 

Los líderes de la vacante deben estar presentes en todo este proceso, pues son quienes conocen las particularidades del cargo. Sin embargo, debes prestar mucha atención para que su intervención no retrase tus tiempos de cumplimiento.

Para evitar esto, antes de que empiece el proceso debes determinar en qué etapas puntuales deben estar ellos, por ejemplo, en la entrevista de selección y en la toma final de decisiones, y cuáles son los tiempos que tienen disponibles.

 

 

¿Y qué pasa con la selección de talentos especializados?

No te sucede solo a ti. Contratar a perfiles especializados es uno de los principales retos de casi todos los profesionales de Selección de Latinoamérica, pues es difícil competir con los salarios y las prestaciones de las compañías multinacionales.

A diferencia de los perfiles operativos, es menos probable que estos talentos te envíen su currículo en una convocatoria masiva. En cambio, tu gestión debe ir enfocada en salir a buscar o “cazar” a estos profesionales.

Para facilitar esta búsqueda, las empresas deben ofrecer alternativas que las hagan más atractivas, incluso si sus salarios son inferiores. Puedes probar estrategias como trabajo flexible, herramientas de bienestar, salario emocional, plan de beneficios, etc.

 

Reserva de talento, una recomendación experta

Eliana y su equipo en Bancolombia tienen “semilleros”: una reserva de talento en la que se almacenan los datos de aspirantes a cargos específicos que han participado en las etapas de preselección, evaluación de competencias y valoración del líder, pero que no han sido seleccionados y están fuertemente opcionados para ocupar ese cargo en el momento en que la empresa tenga alguna vacante.

Esta alternativa hace que los procesos sean más rápidos y efectivos, pues evita que empiecen desde cero y que se olviden candidatos interesantes que no fueron contratados de entrada.

Conoce más: Cómo hacer la mejor entrevista de selección de personal

 

Tecnología: aliada en los procesos masivos de selección

En el mercado hay muchas herramientas que añaden gran valor al agilizar la evaluación de los perfiles: arrojan resultados de aspirantes idóneos, permiten grabar las entrevistas, hacen pruebas psicotécnicas, muestran métricas y reportes, etc.

Además de dar rapidez y eficiencia, el uso de estas herramientas puede mitigar el riesgo de que tengamos sesgos en el proceso, por ejemplo, eliminando de las hojas de vida la foto, nombre, edad y toda la información que pueda llevar a actos de discriminación.

Pero antes de contratar un software, es fundamental que tengas muy claro qué necesitas y cómo esta herramienta te puede ayudar. Asegúrate de hacer las preguntas correctas antes de buscar las respuestas.

Según Juan José Gómez, Talent Attraction & Employer Brand Manager de Bavaria – AB-InBev, “al momento de introducir la tecnología en los procesos de selección, es importante entender el impacto de esta en cada organización. Si la estructura de talento humano no está preparada para asumirlo, o si no va en coherencia con los valores o la cultura de la organización, se puede convertir en un reproceso”.

Por ejemplo, en Bancolombia, decidieron que lo más pertinente era desarrollar tecnología propia que les permite obtener la información que buscan. Además, están desarrollando varios proyectos piloto con gamificación e inteligencia artificial para calificar a los aspirantes.

Conoce más: ¿Cómo alinear a RH con la estrategia de tu compañía?

 

¿Cómo medir el éxito de estos procesos?

El indicador obvio para determinar si los procesos fueron efectivos es la cantidad de plazas llenas. Sin embargo, quedarse únicamente con esa información deja vacíos sobre la calidad de las contrataciones y su impacto en la compañía.

Para evitar esto, Sindy, Juan José y Eliana, recomiendan tener indicadores complementarios:

1. El tiempo que se invierte en cada etapa del proceso y los niveles de servicio en las tareas que competen específicamente a Selección.
2. Calidad y efectividad en la contratación, que pueden medirse con las evaluaciones de desempeño.
3. Nivel y motivos de rotación de personal, por ejemplo, los despidos, no pasar los periodos de prueba o las renuncias.
4. Experiencia de los clientes internos y de los aspirantes con el proceso, la inducción y el desempeño una vez entren a la compañía.

Con estos indicadores es posible evaluar, no solo si se cumplió la meta, sino si el equipo de Selección acertó en la macro tarea de conseguir personas que ayuden a la empresa a crecer.

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Procesos masivos más humanos

La velocidad, la continuidad y la alta exigencia de estos procesos pueden hacer que las labores se vuelvan cotidianas. Pero hay un factor básico que no podemos olvidar: estamos trabajando con personas y con sus esperanzas de hacer una carrera en nuestra compañía.

Como explica Juan José, una de las primeras decepciones de los profesionales de Selección al realizar estos procesos es no poder llamar a todos los candidatos para darles un cierre adecuado con la retroalimentación completa.

Sin embargo, sí hay unos compromisos que las empresas pueden adquirir para hacer este proceso lo más cercano posible.

Para empezar, es necesario definir muy bien las expectativas para que los candidatos sepan qué va a pasar y qué no va a pasar. Explica siempre cuáles son los tiempos del proceso, los momentos de comunicación y qué sucederá si son o no son seleccionados.

Busca también los espacios innegociables de contacto directo. Como explica Sindy Acevedo, Líder de Atracción de ARUS, sus procesos masivos son 100% virtuales, lo que da más agilidad. Sin embargo, en su compañía el contacto inicial siempre se hace por vía telefónica para presentarse ante el candidato y resolver todas sus inquietudes.

Después de realizado todo el proceso, el otro punto crítico es el cierre. Haz lo posible por enviarles a todos los candidatos una carta de agradecimiento, o, por lo menos, una notificación de que no fueron seleccionados.

Dar retroalimentación en profundidad es prácticamente imposible, pero, por ejemplo, Bancolombia ha afrontado este reto implementando un sistema automatizado que estandariza las habilidades requeridas para el cargo y les envía un mensaje a los aspirantes indicándoles qué puntuación obtuvieron en cada una de ellas.

Así los candidatos pueden tomar las acciones necesarias para estar mejor preparados en próximas ocasiones.

Como dice Sindy Acevedo, de ARUS, nuestra misión es “seguir haciendo humano nuestro proceso de selección”.

 

A continuación puedes ver completo el webinar Claves para el éxito en los procesos masivos de selección