Automatización de Procesos de Talento Humano: Transformando la Gestión de Personas para el Futuro

*Este artículo resume las principales lecciones del webinar Automatización de Procesos de Talento Humano, organizado por Globalwork. La grabación completa está disponible al final de ete artículo.

La optimización de procesos se ha convertido en un imperativo para mantener la competitividad y la eficiencia. En este sentido, la automatización de procesos en el área de Recursos Humanos (RH) emerge como una herramienta poderosa para mejorar la eficiencia operativa, aumentar la productividad y, lo que es aún más importante, mejorar la experiencia del colaborador.

Para explorar en profundidad este tema, conversamos con Karelya Sosa, Senior People Partner Manager de Wizeline, una experta en la aplicación de la automatización en el ámbito del talento humano.

Comprendiendo la automatización en RH

En palabras de Karelya, la automatización en RH se refiere al uso de software para optimizar procesos laboriosos, repetitivos y con alto potencial de agregar valor con un fin común: mejorar la experiencia del colaborador.

Es crucial entender que la automatización va más allá de simplemente adoptar herramientas tecnológicas; implica un enfoque que comienza por cuestionarse el por qué y el para qué de la estrategia empresarial. Como señaló Karelya, la conversación debe iniciar en la estrategia del negocio, la estrategia de Talento Humano y el ciclo de vida del colaborador.

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Encontrando el balance entre personas y procesos

Una de las claves que destacó Karelya es la importancia de mantener un equilibrio entre optimizar procesos y priorizar a las personas. Nos recordó que el corazón de cualquier implementación de automatización radica en cómo aprovechamos la oportunidad para replantear nuestros procesos de People centrándonos en el colaborador. Es esencial tener una mentalidad abierta y estar dispuestos a explorar las mejores prácticas en el ámbito de la automatización para optimizar nuestras operaciones.

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Procesos con potencial de automatización

Según Karelya, prácticamente todos los procesos en el ciclo de vida del colaborador tienen potencial para la automatización. Desde la adquisición de talento hasta el desarrollo y la gestión del desempeño, existen numerosas oportunidades para mejorar la eficiencia y la experiencia del colaborador.

Al liberar recursos de tareas operativas, RH puede consolidarse como un área estratégica que utiliza datos para una toma de decisiones más informada y eficaz.

En cuanto al punto de partida para la automatización, Karelya sugirió enfocarse en los procesos de nómina y aquellos con carga administrativa y regulatoria. Estos son los ámbitos donde muchas empresas dedican una gran cantidad de recursos, tiempo y dinero, y donde la automatización puede generar un impacto significativo.

Luego, esta automatización puede expandirse hacia iniciativas para que los colaboradores autogestionen acciones administrativas puntuales, como pedir permisos o agendar sus vacaciones.

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¿Cómo llevar a cabo los planes de automatización?

Sin importar qué proceso se esté automatizando, Karelya nos recomienda seguir este camino:

• Partir desde la estrategia, identificando las necesidades que pueden suplirse con automatización. En este punto es fundamental pensar, no solamente en la empresa actual, sino en la empresa dentro de 3 o 5 años, pues si no se hacen las optimizaciones ahora, difícilmente se llegará a ese punto.
• Hacer un proceso de selección para las herramientas que se implementarán. Aquí es fundamental entender las opciones, complejidades, precios y tamaños de cada proveedor para saber cuál es el que más se adapta al momento de cada empresa. Karelya recomienda herramientas como Success Factor, Workday, Taleo, Bamboo HR y BUK, pero todo dependerá de cada compañía.
• Buscar al partner o aliado estratégico para llevar adelante la implementación. Todo no tiene que hacerse in-house y contratar a un aliado externo puede hacer que el camino sea más sencillo, menos traumático, económico y con resultados rápidos.
• Comunicarle al equipo activamente sobre los cambios que se realizarán y darles las mentorías, inducciones, instrucciones y manuales necesarios para verificar que las herramientas se estén usando adecuadamente.

Impacto y resultados de la automatización

Como destacó Karelya, estos procesos les permiten a las áreas de RH pasar de ser predominantemente operativas a ser áreas mucho más estratégicas.

Al reducir la carga operativa, RH puede centrarse en el análisis de datos y en la toma de decisiones basadas en evidencia. Además, la automatización permite una integración más efectiva de diversas fuentes de información, lo que conduce a procesos más consistentes y decisiones más acertadas.

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Cultura de autogestión y cambio organizacional

No podemos pasar por alto que la implementación de automatizaciones es un proceso de cambio, y que debe gestionarse como tal.

Los cambios culturales llevan tiempo y deben estar alineados con la estrategia y los valores de la organización, por lo que es esencial involucrar a todas las partes interesadas y proporcionarles el conocimiento, las herramientas y el apoyo necesarios para adoptar los cambios.

Y en este camino, la mejor aliada es la comunicación clara, abierta, transparente y permanente para reducir las resistencias al cambio.

Errores comunes y riesgos en la automatización

Karelya describe cinco tipos de errores que ha encontrado en las organizaciones que adelantan estas implementaciones:

1. Errores en la selección de la herramienta: este es un proceso estratégico y clave, pues una herramienta muy buena puede no funcionar para determinada compañía si no tiene un fit correcto con sus necesidades, tamaño y madurez. Para tomar una decisión correcta es fundamental tener una buena asesoría con las áreas de compras, o salir y buscar en el mercado quiénes ya la han implementado.
2. Errores en la implementación: es común que muchas empresas quieran que la herramienta se adapte desde el principio al proceso que ya tienen, pero esto es poco realista. Tenemos que entender qué posibilidades nuevas tiene la herramienta, qué pasos puede ahorrar, y qué nuevas posibilidades que no habíamos contemplado nos permite ver.
3. Errores de no repensar el proceso de negocio: ligado al punto anterior, es altamente probable que una nueva herramienta nos lleve a replantear nuestros procesos. Pero esto no tiene nada de malo, por lo contrario, la invitación es verlo como una oportunidad de oro para encontrar optimizaciones.
4. Errores en el proceso de transformación cultural: si el cambio no se gestiona correctamente podemos tener un proceso de adopción difícil. Debemos comunicarle a la gente cuáles van a ser los cambios, cómo se pueden usar las herramientas y, sobre todo, cuáles serán sus beneficios.
5. Errores en la velocidad del proceso: si no se encuentra un ritmo óptimo y los procesos se extienden indefinidamente, es probable que las herramientas no se usen por completo, generando sobrecostos y pérdida de recursos y de oportunidades.

Responsabilidades en la implementación

En cuanto a los responsables de llevar adelante un proceso de automatización en RH, Karelya enfatizó la importancia de la participación desde el más alto nivel de la organización.

Estas son conversaciones que deben partir desde la estrategia misma de la organización, por lo que el CEO y el nivel directivo tienen una injerencia clave. Luego, es el gerente o director de People quien lleva esta conversación al área y gestiona los recursos necesarios. Y, finalmente, las cabezas de cada subproceso son los responsables de la implementación, pues son ellos quienes mejor conocen las tareas que se pretenden automatizar.

Implementación en empresas pequeñas y medianas

Para las empresas pequeñas y medianas, Karelya sugirió comenzar por definir una visión clara y abordar los beneficios de la automatización. Es crucial pensar en el futuro de la compañía y cómo la automatización puede contribuir a su crecimiento y éxito a largo plazo. Con un enfoque estratégico y una selección cuidadosa de herramientas, incluso las empresas más pequeñas pueden aprovechar los beneficios de la automatización en RH.

Formación del nuevo líder de Talento

Pero estos cambios que llegan a las empresas, también requieren nuevos líderes. Karelya enfatizó la importancia de que las personas que están al frente de las áreas de People se informen permanentemente de cómo la tecnología está cambiando los negocios.

Es fundamental para los líderes de RH entender hacia dónde quieren llevar a sus organizaciones y cómo aprovechar las tendencias emergentes. Esto requiere una mentalidad ágil, basada en datos y orientada a la mejora continua de la experiencia de las personas.

La automatización de procesos en Talento Humano representa una oportunidad única para transformar las organizaciones y mejorar la experiencia del colaborador. Con un enfoque estratégico, una cultura de autogestión y un liderazgo comprometido, las empresas pueden aprovechar al máximo el potencial de la automatización en RH para impulsar el éxito a largo plazo.

Aquí puedes ver el webinar completo Automatización de Procesos de Talento Humano